Prestation d'audits comptables 2025-2027

Instructions : Les soumissions concernant le présent appel d'offres doivent être adressées par voie électronique et au format PDF avant le 20 mai 2025, date limite de rigueur, aux deux adresses courriel suivantes :
[email protected]
[email protected]
Toute question ou demande de précision relative au présent appel d'offres doivent être envoyées avant la date limite de réception des soumissions aux adresses courriel indiquées ci-dessus.
Il vous est demandé de bien vouloir faire figurer en objet du message lors de toute communication la mention suivante : AUF - Audits 2025-2027 - Proposition + nom de votre cabinet
1. Présentation de l'AUF :
L'Agence universitaire de la Francophonie (AUF) est un organisme sans but lucratif constitué initialement en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies (Québec). Elle exerce présentement ses activités en vertu de la Loi concernant l'Agence universitaire de la Francophonie (LRQ, c. A-7.2). L'AUF est également reconnue comme organisme de bienfaisance enregistré.
L'Agence Universitaire de la Francophonie (AUF) regroupe plus de 1 000 universités, grandes écoles, réseaux universitaires et centres de recherche scientifique utilisant la langue Française dans 119 pays.
Créée il y a plus de 60 ans, elle est la plus importante association d'établissements d'enseignement supérieur et de recherche au monde. Elle est également l'opérateur pour l'enseignement supérieur et la recherche du Sommet de la Francophonie.
Présente dans une cinquantaine pays, l'AUF dispose d'un réseau de 59 représentations locales. Ses services centraux se répartissent entre Montréal et Paris (France). Dix directions régionales pilotent ses actions sur le terrain en Afrique centrale, en Afrique de l'Ouest, dans les Amériques, en Asie-Pacifique, dans la Caraïbe, en Europe centrale et orientale, en Europe de l'Ouest, au Maghreb, au Moyen-Orient et dans l'Océan Indien.
Vous trouverez plus d'informations en visitant le site suivant : htps://www.auf.org/
2. Structure et organisation financière de l'AUF :
Avec plus de 400 employés et un budget annuel d'environ 50 millions d'euros, l'AUF dispose des ressources requises pour faire face aux défis d'accès, de disponibilité et de fluidité des services. Ressources
La principale source de revenus de l'AUF, à hauteur de 60 %, est constituée par des subventions gouvernementales (France, Canada, Belgique, Suisse, etc.).
La deuxième source de revenus, à hauteur de 36 %, provient de la conclusion de contrats avec des partenaires (Union européenne, Agence Française de Développement, Affaires mondiales Canada, ENABEL ...) pour la réalisation de projets qu'elle développe à la demande ou en réponse à des appels d'offres auxquels elle répond.
Les autres ressources marginales sont constituées par les cotisations des membres et des produits d'exploitation (droits d'inscription, services et abonnements, ventes de documents primaires, etc.).
Enfin, l'AUF valorise dans ses documents financiers les apports en nature de ses partenaires (gouvernements, universités, etc.) sous la forme de biens et services reçus à titre gratuit. Ceux-ci apparaissent en dépenses comme en recettes au budget de l'AUF. Charges
Les dépenses de l'AUF sont majoritairement constituées par ses dépenses d'actions, les charges de structure représentant moins de la moitié de l'ensemble des charges.
La gestion des rémunérations, à l'exception de quelques employés expatriés, se fait au niveau de chacune des implantations où l'AUF emploie du personnel. Les plus importantes implantations en effectif sont Paris et Montréal, Dakar et Yaoundé. À cet égard, la participation d'un ou plusieurs auditeurs familiers avec les législations Françaises et canadiennes pour ce qui a trait aux obligations sociales et fiscales d'un employeur sera la bienvenue, car génératrice de gain de temps. Logiciel
Le principal système d'information financier utilisé par l'AUF pour la tenue de sa comptabilité et la gestion de ses projets est le système Oracle Fusion, ERP Finance infonuagique.
Le nombre total de transactions engendrées dans le système comptable en 2024 se situait aux alentours de 90 000. Normes
Les états financiers de l'AUF, établis en euros, sont préparés en conformité avec les règles de l'International Financial Reporting Standards (IFRS), et en application du plan de comptes Français des associations à but non lucratif. Exercice comptable
L'exercice comptable de l'AUF s'étend du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
3. Prestation recherchée :
Audits des états financiers de l'AUF
Le cabinet retenu aura pour mandat de procéder à des prestations d'audit des états financiers de l'AUF pour les exercices clos le 31 décembre 2025, 2026 et 2027 avec une date limite de remise du rapport d'audit fixée au 5 mai de l'année suivant la fin de l'exercice concerné.
Tous les documents et rapports remis dans le cadre de ce contrat seront rédigés en Français.
Le prestataire devra en outre présenter à la Commission des finances de l'Agence (instances prévues aux mois entre mars et juin 2026, 2027 et 2028) les conclusions de ses audits concernant les états financiers de l'AUF ainsi que ses constatations relatives au contrôle interne. Déroulement de l'audit annuel
Nonobstant la présence au sein de l'équipe d'un appui sur la fiscalité québécoise et canadienne, les travaux d'audit se dérouleront à distance sur une amplitude de 12 fuseaux horaires. En effet, les équipes de Direction des finances sont répartis sur 4 continents, entre le Canada (côte est) et le Vietnam. La disponibilité de l'auditeur pour un pré-bilan d'automne serait appréciée. Compléments
Le cabinet d'auditeur indépendant doit mettre à la disposition de l'AUF une information continue sur les modifications des normes comptables internationales, lois et règlements. Au besoin, l'AUF pourra en outre faire appel ponctuellement aux services professionnels du cabinet retenu pour le présent appel d'offre pour de courtes missions de conseil, selon des taux horaires préalablement convenus.
4. Offre technique et financière attendue :
4.1 Dossier de candidature :
L'offre technique et financière adressée à l'AUF devra prévoir, de manière détaillée, les rubriques suivantes :
- La planification de la réalisation des audits annuels,
- la familiarisation éventuelle avec le fonctionnement de l'AUF,
- la préparation et l'envoi des déclarations de renseignements fédérales (Canada) et provinciales (Québec) pour l'AUF,
- l'audit des états financiers annuels ainsi que les rapports en découlant,
- les démarches pour s'assurer que l'AUF se conforme, sur le plan comptable et fiscal, à la loi et aux règlements en vigueur (attestations, etc.),
- la révision du dossier d'audit,
- la description et l'évaluation des systèmes de contrôle interne des données financières,
- la participation par visioconférence de l'associé responsable du mandat d'audit aux séances des instances évoquées supra,
- les activités de secrétariat et frais d'administration,
- au besoin, les activités de passation de dossier entre les cabinets
- et autres points liés à l'audit
L'offre devra pour chacune des rubriques ci-dessus, indiquer le nombre d'heures allouées et les taux horaires respectifs par catégorie de personnel employé.
Pour chacun des lots, le montant soumis doit être global et correspondre à l'engagement du prestataire à réaliser complètement le mandat pour un montant forfaitaire.
Les montants soumis devront être exprimés en euros en précisant, le cas échéant, le taux de change retenu avec l'euro.
Si des déplacements sont requis, et moyennant l'accord préalable de l'AUF, ceux-ci seront remboursés selon les taux en vigueur pour les personnels de l'AUF.
Si besoin est pour la préparation de son offre technique et financière, le candidat pourra obtenir sur demande communication des derniers états financiers de l'AUF.
4.2 Qualification du soumissionnaire : L'offre technique et financière du candidat devra être accompagnée d'un support de présentation démontrant l'expérience du cabinet et de chacun de ses personnels envisagés pour la réalisation des prestations objets du présent appel d'offres et se référant, notamment, de manière probante à des contrats réalisés pour des prestations de nature et d'envergure équivalentes à celles recherchées par l'AUF.
4.3 Exigences :
Respect des échéances
La soumission doit démontrer que le cabinet soumissionnaire sera en mesure de respecter les échéances de l'audit. Sous-traitance
Aucune sous-traitance n'est permise, sans l'accord de l'AUF. Assurance responsabilité
Le cabinet soumissionnaire doit détenir les couvertures d'assurance responsabilité requises et, au besoin, être en mesure d'en présenter la preuve. Indépendance
L'indépendance est de rigueur pour assurer la mission d'audit des états financiers de l'AUF. Exigences concernant les délais d'exécution de la mission
L'échéancier des travaux d'audit et la certification des états financiers doit répondre aux termes du contrat et de gouvernance
4.4 Frais de soumission :
Le cabinet répondant au présent appel d'offres ne pourra prétendre à aucun dédommagement de la part de l'AUF pour les frais encourus pour la production de son offre technique et financière.
La soumission doit répondre à l'ensemble des exigences de l'appel d'offre.
En respect au processus concurrentiel, l'Agence universitaire de la Francophonie (AUF), fait appel au respect de l'engagement, à la compétitivité, au code de déontologie de l'audit et à l'impartialité dans le souci d'obtenir un meilleur rapport qualité-prix.
4.5 Clause de consentement au traitement des données personnelles :
En soumettant votre dossier de candidature à cet appel, vous consentez expressément au traitement de vos données personnelles tel que décrit ci-dessous : Finalité du traitement des données personnelles : vos données personnelles seront traitées dans le seul but de vérifier votre probité dans le contexte spécifique de votre candidature. Catégories de données personnelles traitées : les données personnelles susceptibles d'être traitées incluent, sans s'y limiter, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, des références professionnelles, des antécédents professionnels, des antécédents judiciaires et toute autre information pertinente pour la vérification de probité. Base légale du traitement des données personnelles : le traitement de vos données personnelles repose sur votre consentement explicite tel que requis par les lois et réglementations en vigueur relatives à la protection des données. Durée de conservation des données personnelles : vos données personnelles seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, conformément aux exigences légales et réglementaires. Partage des données personnelles : vos données personnelles peuvent être partagées avec des tiers strictement impliqués dans le processus de vérification de probité, tels que des prestataires de services ou des autorités compétentes, dans la mesure nécessaire à la réalisation de la finalité décrite ci-dessus. Droits des personnes concernées : vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les supprimer ou de vous opposer à leur traitement, conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.
En déposant votre dossier de candidature, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté la présente clause de consentement pour le traitement de vos données personnelles dans le cadre de la vérification de la probité.
4.6 Clause sur la propriété intellectuelle, droits d'utilisation et confidentialité :
Tous les droits de propriété intellectuelle, y compris, mais sans s'y limiter, les brevets, les marques, les droits d'auteur et les droits voisins, relatifs à tout travail, création, invention, concept, procédé ou toute autre propriété intellectuelle développée dans le cadre de la réponse à cet appel à manifestation d'intérêt, seront la propriété exclusive de l'AUF.
En soumettant leur candidature à la présente manifestation d'intérêt, le soumissionnaire consent céder, transférer et assigner, de manière irrévocable et sans compensation supplémentaire, tous les droits, titres et intérêts relatifs à toute propriété intellectuelle développée dans le cadre de cette manifestation d'intérêt à l'AUF. Cette cession inclut tous les droits de reproduction, de distribution, de représentation et d'adaptation, ainsi que tout droit dérivé.
Si, pour des raisons spécifiques, certains droits de propriété intellectuelle ne peuvent pas être transférés, le soumissionnaire accorde à l'AUF une licence mondiale, non exclusive, perpétuelle, gratuite, et transférable pour utiliser, reproduire, adapter, modifier et distribuer tout contenu soumis dans le cadre de la présente manifestation d'intérêt, aux fins de l'exécution du projet ou de la mission pour laquelle cet appel a été lancé.
Le soumissionnaire garantit que les informations et les créations soumises ne violent aucun droit de propriété intellectuelle détenu par des tiers et s'engage à indemniser l'AUF contre toute réclamation, action ou demande découlant d'une telle violation.
Le soumissionnaire accepte de maintenir la confidentialité de toute information désignée comme confidentielle par l'AUF et de ne pas divulguer de telles informations à des tiers sans l'accord préalable écrit de l'AUF.